¿Sabías que la productividad en tu trabajo puede verse afectada por el grado de orden y organización de tu oficina? La desorganización crea una distracción constante y dificulta que puedas encontrar lo que deseas. Dos problemas que, en muchas ocasiones, pueden retrasar la entrega de proyectos y disminuir la eficiencia en general.
Pero si hablamos de casos más generales, la falta de orden en el espacio de trabajo puede generar incluso situaciones de estrés y ansiedad. Estos factores van a alterar, sin duda, la capacidad de trabajar de manera más efectiva. Así pues, necesitas que tu espacio de trabajo o tu oficina estén siempre bien organizados para garantizar la productividad.
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Consejos para ordenar tu espacio de trabajo en la oficina
Acabamos de ver que mantener un espacio de trabajo bien ordenado reduce las distracciones y aumenta la eficiencia y la productividad. Un ambiente de trabajo limpio mejora la imagen del trabajador y permite que se trabaje más cómodo y saludable. Algo que, sin duda, va a repercutir en la calidad de los trabajos a realizar.
Tener siempre la mesa ordenada
Una mesa ordenada no solo afecta a tu productividad, sino que también transmite una imagen mucho más profesional y organizada. Si cada día le dedicas unos minutos a ordenar la mesa de trabajo (recogida de papeles, ordenar los lápices, bolígrafos y rotuladores permanentes en un cubículo, etc.) evitarás perder tiempo buscando documentos o materiales que debas utilizar.
Además, el desorden y la acumulación de objetos y papeles incrementan el estrés, generan ansiedad y multiplican las distracciones. Una mesa ordenada refleja una actitud mucho más responsable y comprometida con el trabajo. Todo esto va a generar un impacto más positivo en la oficina.
Ordenar los documentos
Si trabajas con muchos documentos sobre la mesa de trabajo, es muy importante que logres ordenarlos mediante un sistema adecuado para ti. Puedes comprar bandejas o carpetas para dividir los documentos en diferentes categorías. En caso de hacerlo así, te recomendamos colocar los documentos más importantes y urgentes en la parte superior de la bandeja o en una carpeta siempre a la vista.
A su vez, procura reservar un espacio de la mesa para aquellos documentos que necesitan ser firmados o revisados posteriormente. En muchas ocasiones, perdemos mucho tiempo buscando esos documentos que necesitamos a diario y de forma urgente.
Las notas y recordatorios
Probablemente, cada día tengas que tomar varias notas en tu espacio de trabajo. Si no lo haces en el lugar adecuado, se perderán y nunca sabrás dónde las apuntaste. Te recomendamos crear una lista de tareas diarias antes de empezar a trabajar. Las tareas más importantes son las que deben estar en la parte superior de la lista.
Para ello, emplea un cuaderno o una libreta especial para tomar todas las notas que necesites. También puedes utilizar una pequeña pizarra, una agenda o un pànel de corcho en el que vayas pinchando pósits con todas las anotaciones que desees.
La papelera como gran aliada
Una papelera o un espacio para deshacerte de los papeles que ya no te sirven es fundamental cerca de tu mesa de trabajo. Esto te ayudará a mantener en todo momento la limpieza y la organización en la oficina para que tu productividad y tu clima de trabajo no se vean afectados.
Puedes tener bajo la mesa o junto a ella un pequeño cubo a modo de papelera. Eso sí, no olvides al final del día vaciarlo para tenerlo todo perfectamente limpio y organizado para el día siguiente.
La iluminación adecuada
Un buen sistema de iluminación tiene que ver mucho también con el orden y la organización en la mesa de trabajo. De hecho, una iluminación escasa o insuficiente puede provocar fatiga ocular y una disminución en el rendimiento y la productividad. En caso de tener que cambiar la iluminación, puedes usar un taburete con escalones para ello.
La iluminación debe ser lo más adecuada posible en función al tipo de trabajo a desarrollar. La luz debe ser brillante y sin sombras para reducir los riesgos de estrés ocular. Una luz que sea clara para permitir una buena visión de todos los objetos y documentos que se hallan en la mesa de trabajo.
Los equipos y dispositivos compartidos
Hay oficinas y espacios de trabajo en los que los empleados utilizan equipos compartidos (ordenadores, impresoras, trituradoras, etc.). Lo ideal es colocar estos equipos en zonas accesibles para todos y en un lugar único para evitar la interrupción y la molestia de otro trabajador al utilizarlos.
Si se dispone de equipos audiovisuales (pantallas, proyectores, etc.), lo más recomendable es tenerlos en una sala de reuniones o en espacios en los que se pueda llevar a cabo una presentación. Finalmente, los tradicionales armarios o archivadores han de estar en zonas de fácil acceso sin que dificulten el paso de los trabajadores.
En definitiva, el orden en la mesa de trabajo es fundamental para maximizar el rendimiento y la productividad en la empresa.
